Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Lons-le-Saunier, 39, Jura, Bourgogne-Franche-Comté
Au sein de la préfecture du Jura, basée à Lons le Saunier, en qualité d'assistant(e) particulier(e) du Préfet vos missions seront les suivantes : - Appels téléphoniques et filtrage des appels - Assister le Préfet dans l'organisation quotidienne de son travail (gestion de l'agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements) - Présentation de l'agenda en réunion - Gestion des flux de courriers et de documents à signer - Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département - Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation - Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave) - Suivi et mise à jour des feuilles d'astreinte - Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d'invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement) Spécificités du poste : Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00) Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement[...]
